Privacyverklaring Ctrl:S Payrollcontrole

Versie: 4 oktober 2026

Deze verklaring gaat over de interne Nmbrs-koppeling in Ctrl:S Payrollcontrole. Zij beschrijft de gegevensverwerking door deze toepassing en is geen algemene privacyverklaring voor alle diensten of de website van 123salaris.

1. Beheerder en contact

Ctrl:S Administratie beheert de toepassing. 123salaris is een handelsnaam van Ctrl:S Administratie. U kunt ons bereiken via info@123salaris.nl of Gravin Aleidisstraat 6, 2691 ZZ ’s-Gravenzande.

2. Doel en gebruik

De toepassing ondersteunt interne salariscontroles voor opdrachtgevers. Bevoegde gebruikers kunnen gegevens uit geselecteerde Nmbrs-bedrijven lezen, payrollinstellingen controleren, looncomponenten tussen periodes vergelijken en bestaande loonruns bekijken. Een gebruiker kan een controledossier downloaden.

De toepassing schrijft geen salarisgegevens terug naar Nmbrs, start geen loonruns en voert geen betalingen uit. Bevindingen worden door een medewerker beoordeeld. De toepassing neemt zelf geen besluiten over werknemers.

3. Gegevens en herkomst

De gegevens komen uit de Nmbrs-administratie waarvoor toegang is verleend. Het gaat, afhankelijk van de controle, om bedrijfs- en werknemersidentificaties, namen, medewerkersnummers, dienstverbanden, contracten, salarissen, roosters, loonheffings- en verzekeringsinstellingen, inkomstenverhoudingen, looncomponenten, kostenverdelingen en informatie over loonruns. Sommige payrollvelden, bijvoorbeeld over loonkostenvoordelen, kunnen gevoelige informatie bevatten. API-antwoorden kunnen meer informatie bevatten dan op het scherm wordt getoond.

Voor de verbinding verwerkt de toepassing ook koppelinstellingen, toegangstokens en een sessie-identificatie. Een functionele sessiecookie ondersteunt het gebruik en de beveiliging. Deze cookie bevat geen payrolloverzicht of Nmbrs-toegangstoken.

4. Verantwoordelijkheid en opdracht

Voor salariscontroles die wij uitsluitend namens een werkgever uitvoeren, is de werkgever verwerkingsverantwoordelijke en handelt Ctrl:S Administratie als verwerker. De werkgever bepaalt de rechtmatige doeleinden en toepasselijke grondslagen, zoals de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en wettelijke loonheffingsverplichtingen. Welke grondslag en eventuele aanvullende voorwaarden gelden, hangt af van de gegevens en de opdracht.

Verwerking in opdracht vereist passende schriftelijke afspraken tussen opdrachtgever en Ctrl:S Administratie. Deze verklaring is geen verwerkersovereenkomst en vervangt die afspraken niet. Toestemming in het Nmbrs-aanmeldscherm verleent technische toegang; zij vervangt geen grondslag voor het verwerken van werknemersgegevens.

5. Opslag, toegang en dienstverleners

De toepassing draait op de eigen NAS bij Ctrl:S. Volgens de inrichting door Ctrl:S is de toegang tot de NAS en payrollcontrole beperkt tot Ctrl:S. Opgehaalde payrollgegevens worden verwerkt in het werkgeheugen van de server en de browser. De module slaat deze antwoorden niet op in de bestaande Ctrl:S-database. Downloads worden wel opgeslagen op de locatie die de gebruiker kiest.

Nmbrs levert de brongegevens via een HTTPS-verbinding. Tailscale ondersteunt de toegang tot het eigen netwerk. Tailscale beschrijft in zijn privacyverklaring de verwerking van technische verbindings- en apparaatgegevens. Eigen opslag op een NAS betekent niet dat alle technische gegevens bij dienstverleners uitsluitend in Nederland worden verwerkt. Meer informatie over hun verwerking en eventuele internationale doorgifte staat op https://www.nmbrs.com/nl/privacy en https://tailscale.com/legal/privacy-policy. Vragen over de toepassing kunt u aan Ctrl:S Administratie stellen.

Koppelgegevens worden apart op de NAS bewaard met beperkte bestandsrechten. De module versleutelt die bestanden niet zelf. De beveiliging hangt mede af van het apparaat-, netwerk- en gebruikersbeheer. De toepassing bevat geen ingebouwde verzending van salarisgegevens naar een AI- of advertentiedienst.

6. Bewaren en beëindigen

De module verwerkt opgehaalde payrollgegevens tijdelijk voor de controle. Gedownloade dossiers blijven bestaan totdat zij door een bevoegde gebruiker worden beheerd of verwijderd; het verbreken van de koppeling verwijdert geen downloads of Nmbrs-brongegevens.

De bewaartermijn van een controledossier wordt bepaald door het doel, de noodzaak, de toepasselijke wettelijke verplichtingen en de instructies van de opdrachtgever. Voor gegevens die onderdeel zijn van de fiscale loonadministratie geldt in beginsel zeven jaar. Ook noodzakelijke tussenberekeningen kunnen daaronder vallen. De termijn begint niet automatisch op de downloaddatum; gegevens die nog actuele betekenis hebben, blijven deel van de administratie. Bij een lopende controle of geschil kan langer bewaren noodzakelijk zijn. Bij beëindiging van de opdracht moeten terugbezorgen, wissen en eventuele wettelijke bewaarplichten worden beoordeeld.

Koppelgegevens worden voor hergebruik bewaard. De knop ‘Lokale koppeling wissen’ verwijdert de actieve lokale configuratie van de betreffende browsersessie. Achtergebleven configuraties uit andere sessies vereisen afzonderlijk beheer. De module bevat geen automatische verwijdering van controledossiers.

7. Uw rechten

U kunt contact met ons opnemen over inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar of gegevensoverdraagbaarheid, voor zover het betreffende recht van toepassing is. Voor gegevens die wij namens uw werkgever verwerken, ondersteunen wij de werkgever bij de afhandeling van uw verzoek. U kunt ook rechtstreeks bij de werkgever terecht. Een wettelijke bewaarplicht kan verwijdering beperken. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

8. Wijzigingen

Bij wijzigingen in de toepassing of gegevensverwerking passen wij deze verklaring aan. De versiedatum staat bovenaan. Voor vragen kunt u contact opnemen met info@123salaris.nl.